Det finns forskning som visar att över hälften av alla ERP-projekt misslyckas i första försöket, ofta på grund av underskattade resurser eller brist på interna resurser. Det är därför inte tekniken i sig som avgör, utan de förutsättningar man bygger runt projektet.
– Konsulterna är sällan flaskhalsen i de här projekten. Det är tillgången på interna resurser som avgör tempot och i slutändan framgången, säger Thomas Backmark, Lösningsarkitekt.
Resurser och drivkrafter i fokus
En avgörande faktor är tillgången på interna resurser. Konsulterna kan ofta leverera enligt plan, men när medarbetare förväntas delta i projektet samtidigt som de sköter sina ordinarie arbetsuppgifter, blir tiden snabbt en flaskhals.
Minst lika viktigt är att förstå drivkrafterna bakom investeringen. Att byta system enbart för att bli av med teknisk skuld leder sällan till framgång. Projekten som lyckas har nästan alltid en tydlig koppling till affärsnytta och långsiktiga mål.
Kundens ägarskap viktig
Ett nytt affärssystem “levereras” såklart inte som en färdig produkt. Det kräver ett ägarskap från kundens sida – både kunskapsmässigt och ansvarsmässigt. Det gäller processerna, testresultaten och dokumentationen. Och ju mer organisationen själv äger sin lösning, desto mindre resurser behöver man lägga på förvaltning. Det frigör resurser till utveckling och innovation, vilket ser till att lösningen fortsätter att stötta verksamheten även när den ändras.
Mod att förändra
En klassisk fallgrop är att försöka få det nya systemet att efterlikna det gamla. Det slutar ofta med dyra anpassningar och problem vid framtida uppgraderingar. Vinsten med ett nytt affärssystem uppstår först när organisationen vågar förändra sina processer och arbeta på nya sätt.
Ledning, projektledning och målbild
Ledningens stöd är en av de mest avgörande faktorerna. Inte bara genom att godkänna budgeten, utan genom att tydligt kommunicera att projektet är prioriterat.
Projektledaren spelar också en nyckelroll. Förutom att vara strukturerad och resultatorienterad behöver hen ha systemkunskap. En projektledare som förstår Microsoft Dynamics 365 kan driva diskussioner mer effektivt, tala samma språk som konsulterna och bidra operativt – vilket skapar både tempo och kvalitet.
– En projektledare som kan systemet på riktigt kan tala samma språk som både verksamhet och konsulter. Då ökar tempot och kvaliteten i hela projektet,” säger Thomas Backmark.
Dessutom krävs en tydlig målbild. När alla deltagare vet både vad som ska levereras och varför, blir det möjligt att mäta framgång, följa upp och faktiskt fira resultaten.
Strukturen runt projektet
När grunderna är på plats blir nästa steg att bygga strukturen: rollfördelning, budget och metodik. Här är detaljerna ofta viktigare än man tror – även små uppgifter behöver en ansvarig.
Budgeten bör baseras på utmanade estimat och innehålla marginal för det oväntade. Metodiken kan inspireras av etablerade modeller som SureStep eller Success by Design, men behöver alltid anpassas pragmatiskt till organisation och situation.
Kommunikationen är en annan framgångsfaktor. Transparens kring status, utmaningar och framsteg skapar trygghet och engagemang i organisationen. Att involvera nyckelpersoner tidigt bidrar inte bara med insikter, utan skapar också delaktighet: ”Jag är med och äger detta.”
Hålla i ramarna
Disciplin är till sist det som avgör. Scope creep – när nya krav smyger sig in utan att helheten omprövas – är en av de vanligaste orsakerna till att projekt hamnar snett. Därför behöver omfattningen definieras tydligt från början och alla förändringar och iterationer hanteras genom en strukturerad change management-process.
Checklista: rätt förutsättningar för affärssystemprojekt
- Avsätt tillräckliga interna resurser.
- Identifiera och förankra projektets drivkrafter.
- Ta ägarskap över processer, tester och dokumentation.
- Våga förändra – undvik onödiga anpassningar.
- Se till att ledningen är engagerad.
- Ha en stark och systemkunnig projektledare.
- Sätt tydliga mål och rollbeskrivningar.
- Definiera scope och följ change management.
Tveka inte på att höra av dig om du har frågor eller behöver support i din nuvarande lösning för Microsoft Dynamics 365.